إدارة الوثائق
تحتفظ الجمعية بجميع الوثائق بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:
اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه
سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب
سجل اجتماعات الجمعية العمومية
سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة
السجلات المالية والبنكية والعُهد
سجل الممتلكات والأصول
ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات
سجل المكاتبات والرسائل
سجل الزيارات
سجل التبرعات
الاحتفاظ بالوثائق
تحتفظ الجمعية بالوثائق التي لديها.
السياسات والإجراءات والنظام الأساسي ووثائق الجمعية حفظ دائم
السجلات والسندات والفواتير حفظ لمدة 10 سنوات
كل قسم يحتفظ بما لديه من ملفات وسجلات .
الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند العوامل الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.
إتلاف الوثائق
يجب على الجمعية التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتعتبر اللجنة الإدارية مسؤلة عنها .
يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.
بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، يجب للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق.
تسجيل محضر بذلك .
إدارة الجمع